Отчет о закупках

Процесс работы торговой компании можно представить как конвейер, где на выходе ленты – отгрузка товара клиенту. Чтобы эта отгрузка произошла, на конвейер должен товар поступить – это поступление товара в компанию.

Проблема в том, что вне зависимости от того, насколько хорошо Вы отладили процесс продаж, если процесс закупки товара у Вас отлажен плохо – эффективно ваша компания работать не будет. Проблема усугубляется тем, что неэффективное управление запасами может происходить как в меньшую, так и в большую сторону. Формирование запасов в меньшую сторону, когда товара покупается меньше чем нужно и образуется его недостаток, — чревато пропущенными продажами, а это означает – пропущенные продажи. Как ситуация более частая – когда товара приобретается больше чем нужно, и образуется излишек запасов, что приводит к тому, что средства, необходимые для оборота, оседают на товарных остатках, а не помогают работе компании.

Исследования показывают, что рубль, вложенный в эффективное управление запасами, имеет большее положительное влияние на общую эффективность (читать – прибыльность) работы компании, чем рубль, вложенный в развитие продаж.

Для эффективной организации процесса формирования запасов, ответственное лицо использует отчеты, которые позволяют оценить текущее состояние запасов на складе. На основании этих данных принимается решение о необходимости закупать те или иные товары, или нет – в том случае, если остаток товара на складе еще достаточен для текущих темпов работы компании.

Работа с такими отчетами осложняется тем, что зачастую для каждой из групп товаров характерны свои особенности, такие как:

— время доставки товара от поставщика;

— размер необходимого страхового запаса (минимальный остаток — это предел запаса, своего рода граница, после перехода которой, риск дефицита возрастает многократно. Закупщик должен тщательно следить за тем, чтобы эта цифра не падала ниже критического уровня.)

— минимальный объем закупки (информация о минимальном объеме закупки в отчет выводится для того, чтобы у закупщика была возможность сформировать заказ с учетом возможных скидок. Снижение закупочной стоимости при приобретении определенного количества товара может «перевесить» затраты на хранение некоторого его излишка.)

И прочие свойства позиции или групп товаров.

Что может входить в отчет отдела закупок

Отчет о закупках (запасах) должен содержать срезы информации на текущий момент времени о текущем состоянии каждого из запасов на каждом из отчетных складов:

— текущий остаток;

— количество товаров в резерве;

— количество товаров «в пути» и ожидаемое время их прибытия;

— план продаж позиции;

Такой набор данных, собранный для каждой из позиций, позволяет, с учетом особенностей товара, оценить необходимость формирования заказа поставщику. И если заказ поставщику необходимо формировать – тогда в каком объеме это делать по каждой из позиций.

Результат работы специалиста с использованием этого отчета должен являться точно сформированные заказы поставщикам, где указано какие товары компания должна купить и в каком объеме.

Формирование отчета

Большинство систем учета, умеет частично формировать эти данные самостоятельно, но, часто, специалисты, которые занимаются закупкой товаров собирают данные из нескольких источников в одну большую таблицу Excel и производят оценку необходимости там.

Это достаточно распространенная практика, которая себя оправдывает на начальных этапах работы фирмы, когда стоимость ошибки низкая, а ассортимент – небольшой. Проблемы начинаются, когда:

— требуются новые подходы к расчету: возникает необходимость проведения корректировки по сезонности товаров, по тренду и возможность автоматической оценки необходимого страхового запаса. Плюс возникают сложности с оценкой потенциального будущего потребления.

— растет объема расчетов, и менеджер вместо «менеджерской» работы с поставщиком, занимается арифметикой в excel.

— растет ассортиментная матрица: достаточно просто работать в excel когда у вас до 100 позиций, и практически невозможно, когда у вас их 10000 – объем работы по формированию данных превышает разумные пределы

— растет роль ошибки в расчетах: ошибка на 2% при заказе товаров не слишком критичны на обороте в 100 000 рублей, но когда объем оборота растет – то даже минимальные неточности в оценке количества – это либо недостаточно заказанный товар и пропущенные продажи, либо похороненные на складе оборотные средства. Причем стоимость этих ошибок часто несоразмено больше самой зарплаты специалиста.

Mycroft Assistant

Работа с excel со временем перестает удовлетворять специалистов, и они находит альтернативные, специализированные программные продукты, такие как Mycroft Assistant. С помощью нашей системы, работа даже с большими объемами информации становится достаточно простой, а эффективность принимаемых решений растет экспоненциально. Для начала работы, необходимо лишь интегрировать Mycroft Assistant с вашей системой учета и отчет по закупкам приобретет стройную, законченную и полностью функциональную форму.

Так, мы предлагаем возможность настройки индивидуальных свойств как отдельного товара, так и целой товарной группы

Включая индивидуальную указанную сезонность, которая может быть рассчитана автоматически, на основании истории продаж:

После заполнения информации о свойствах товара и загрузке данных из вашей учетной системы (откуда приходят данные о текущем остатке, товарах в пути и истории потребления), Mycroft Assistant автоматически сформирует отчет о текущем состоянии запасов на каждом из ваших складов, и при этом самостоятельно рассчитает требуемое количество товара к закупу.

Система обрабатывает каждый из товаров для каждого из склада по нескольким этапам:

1 Этап: происходит оценка текущего состояния остатков на складе (включая зарезервированный товар)

2 Этап: система строит средний дневной прогноз потребления товаров. После этого, Mycroft Assistant высчитывает прогноз на все время, которое будет затрачено на доставку отвара до вашего склада. При этом, в расчет принимаются условия сезонности, и учитывается влияние сформировавшегося тренда (который рассчитывается автоматически)

3 Этап: производится оценка состояния запасов в будущем, при этом, принимаются к сведению товары, которые находятся сейчас в пути (согласно их ожидаемым датам поставки)

4 Этап: принятие решения. В том случае, если система рассчитала что для продолжения работы продаж товара текущего остатка, с учетом будущих приходов, не хватит – система сформирует точную и обоснованную рекомендацию о том, какой объем анализируемого товара необходимо заказать у поставщика.

Таким образом, при формировании отчета о закупках, Mycroft Assistant производит практически тот же самый объем действий, который производит профессиональный закупщик, используя excel.

Система формирует рекомендации по необходимой закупке у поставщика, для каждого из товара, по каждому из анализируемых складов компании. При этом, результат получается более точный, обоснованный, и вы можете его получить по запросу, в течение пары минут, без необходимости проводить многочасовой сбор данных и калькуляцию.

Использование системы Mycroft Assistant для управления запасами, позволит вашей компании сократить объем вкладываемых средств, увеличить оборачиваемость товара, и позволит не увеличивать мертвый остаток в будущем, что положительно скажется на эффективности работы и прибыли фирмы.

Кроме рекомендаций о необходимости закупать товары, специалисту так же важно отслеживать текущее состояние уже имеющихся запасов — их обеспеченность и ликвидность. Об отчете об обеспеченности склада, вы можете прочитать по ССЫЛКЕ.

Так же, важно понимать, что максимальный эффект для компании достигается тогда, когда компания имеет не только возможность оценить свои потребности в пополнении склада «на сейчас», но и составить план закупок, который позволит спрогнозировать потребность в закупках в будущем. Информацию о плане закупок вы можете посмотреть по ССЫЛКЕ.

Если Вы хотите начать работу в системе Mycroft Assistant, где мы реализовали все для Вашей эффективной работы с запасами. Вам необходимо пройти регистрацию по ССЫЛКЕ и следовать дальнейшим инструкциям.