Подсистема уведомлений

Мы считаем, что важно иметь инструмент, который бы помог руководителю осуществлять пассивный контроль над работой компании – чтобы не нужно было каждый раз заглядывать в отчеты, а чтобы система самостоятельно информировала о происходящем.

Инструмент, который позволил бы оперативно принимать решения, в том случае, если что-то  пошло не так, или если требуется совершить какие-либо действия сейчас или в будущем.

Для решения этой проблемы, мы создали подсистему уведомлений. Подсистема регулярно отслеживает события, происходящие в системе, и позволяет отсылать информацию об этом на электронный ящик ответственного лица.

Для создания уведомления вам необходимо зайти в одноименную подсистему, зайдя в Настройки и выбрав вкладку Уведомления:

1

Здесь вы видите список уведомлений, с информацией о типе, подписчиках и событиях запуска. Справа от уведомления располагаются клавиши редактирования уведомления и удаления.

Для того чтобы создать уведомление, нажмите кнопку «Создать» слева наверху, и для вас откроется форма выбора вида создаваемого уведомления.

2

На данный момент, в системе доступны два вида уведомлений: «О закупе», и «О изменении АВС групп».

Для каждого из вида уведомлений, вы можете задать периодичность проверки и список электронных адресов получателей данных уведомлений. Адреса получателей указываются через запятую.

Вы можете задать несколько уведомлений одного типа. Скажем, для уведомления за 45 дней и за 10 дней.

1. Уведомление о закупе

Это уведомление позволяет вам заблаговременно отслеживать информацию о том, какие товары и у каких поставщиков вам необходимо будет приобрести, в рамках сформированного плана закупок.

3

На открывшейся форме редактирования уведомления, вы должны задать количество дней до предполагаемого заказа (по плану закупок), а так же периодичность проверки и формирования уведомления.

Таким образом, если вы зададите 45 дней до заказа, в этом случае, если система рассчитала что 15.05.2015 у вас планируется заказ товара, то система сформирует уведомление 01.04.2015 в 9 утра, если была проставлена проверка ежедневно, о том что через 45 дней у вас планируется заказ товара.

Уведомление будет сформировано на каждый из указанных электронных адресов подписчиков на этой уведомление.

При этом, на емейл придет заказ поставщику, в виде pdf файла, а так же информация о составе предполагаемых к закупу позиций, и сумме закупа.

Таким образом, это позволит заранее спланировать будущие затраты на приобретение товара, а вы не будете поставлены перед фактом, о том что товары нужно купить уже прямо сейчас.

2. Уведомление об изменении АВС группы

Данное уведомление позволяет отследить, когда Товары или Контрагенты меняют свою принадлежность к группам АВС. Таким образом вы можете отследить, к примеру, когда клиент перешел из группы А, в группу С по результатам работы выбранного периода.

3

В настройках уведомления, вы можете выбрать период, по которому проводится оценка смены АВС группы товаром или контрагентом. Варианты, доступные для выбора: неделя, месяц, год. Таким образом, если выбран период «неделя» по товару, тогда оценка смены группы АВС по товару будет происходить на основании продаж товара за последнюю неделю – поменялась ли принадлежность товара к своей АВС группе по результатам продаж недели.

Так же вы можете выбрать тип объекта, по которому будет происходить анализ — это могут быть или товары, или контрагенты.

Ниже, вы можете установить период анализа и формирования уведомлений о смене групп. Если вы поставите, чтобы анализ проводится каждую среду, по результату месячных продаж контрагентов, тогда каждую среду будет формироваться анализ, о том поменял ли контрагент свою группу, по результату продаж месяца. Если поменял – тогда будет формироваться уведомление, на указанный список подписчиков.

В уведомлении придет pdf файл со списком тех контрагентов (или товаров), которые изменили свою группу, с указанием на то, с какой на какую группу произошло изменение.

Таким образом, ответственное лицо имеет возможность оперативно следить за состоянием дел в продажах компании, оперативно отслеживая резкие просадки важных товаров и ключевых клиентов. Что дает возможность оперативно принимать управленческие решения.