Планирование и организация товародвижения в компании

Одна из основных задач компании – создание эффективной интегрированной системы регулирования и контроля планирования товародвижения.

Хорошо поставленная система снабжения дает возможность – как финансовую, так и материальную – обеспечения доставки нужных товаров в нужные места в нужное время для достижения оптимального уровня клиентского обслуживания, сокращения издержек и повышения прибыльности компании.

Плохо поставленная система снабжения оставляет место для возникновения экстремальных ситуаций:

1. Товара на торговой точке меньше, чем действительно нужно. Это ведет к тому, что могут быть клиенты, которых вы не смогли обслужить. Следовательно, вы теряете либо эту продажу, либо и продажу, и клиента.

2. Товара на торговой точке больше, чем реально нужно. Это ведет к перерасходу ресурсов компании: похороненные в товаре деньги, необходимость в больших оборотных средствах, неэффективное использование складских площадей и трудовых ресурсов.

Обе эти ситуации ведут к потерянным деньгам.

Для предотвращения таких экстремальных ситуаций нужно, чтобы управляющий менеджер отслеживал состояние товарных запасов и движения на каждой из торговых точек.

Также необходимо планировать финансовую и материальную нагрузку на компанию. Даже если мы узнали, что «нам нужно заказать товар, иначе мы останемся без продаж», это еще не значит, что у компании прямо сейчас есть на это деньги в нужном объеме. В этой ситуации компании приходится привлекать дополнительные кредитные ресурсы, что означает дополнительные расходы на ежемесячные платежи.

Для целей предотвращения подобных проблем служит инструмент планирования. Порядок планирования в начале периода (года, помесячно) представлен ниже.

Шаг 1. Вы составляете план продаж на каждой из торговых точек.

Обычно план продаж составляется помесячно на основании либо экспертного мнения менеджера, ответственного за продажи, либо с помощью автоматических систем.

Автоматические системы (такие как наша — Mycroft Assistant) самостоятельно формируют план продаж. Для каждого товара учитывается история продаж на анализируемой торговой точке, сезонность, направление тренда продаж и прочие факторы. На основании этого автоматически строится прогноз потребления товара на будущие периоды.

Для примера рассмотрим компанию, которая занимается продажей бытовой химии на двух розничных точках (ТТ) в Москве. Мы составили вот такой план продаж:

Шаг 2. Согласно ожидаемому потреблению товаров составляете план пополнения запасов каждой из торговых точек.

Предположим, что:

1. «Шампунь» мы заказываем во Франции, срок доставки у нас на него 2 месяца, и покупать мы можем не чаще чем раз в полгода, минимальный объем – контейнер. Это означает, что нам его нужно купить за 2 месяца до наступления товарного голодания и на 6 месяцев вперед.

2. «Зубную пасту» мы заказываем в Китае со сроком доставки в 3 месяца, не чаще чем раз в 3 месяца. Это означает, что нам его нужно купить за 3 месяца до наступления товарного голодания и на 3 месяцев вперед.

3. «Порошок» покупаем в Москве и срок поставки у нас 1 день. Покупать можем когда угодно. Это означает, что покупать его можно тогда, когда он нам потребуется.

Таким образом, мы можем рассчитать, когда и какой товар нам нужно заказывать у поставщика, чтобы на каждой из торговых точек всегда было товара не меньше, чем стоит у нас по сформированному плану продаж.

Для этого достаточно провести моделирование ситуации на каждый учетный период (для указанного примера — это месяц) для каждого товара и на каждой торговой точке. Моделирование позволит узнать, нужно ли будет заказывать какой-либо товар в данный конкретный месяц на данную торговую точку. И если необходимо, то в каком объеме это делать с учетом заданных ограничений.

Вот таблица составленного плана закупки и товарных движений по торговым точкам:

Предположим, что цена каждого товара равна 1 у.е., а остаток считаем в единицах.
Таким образом, имеем следующую картину.

План закупки

Указано отдельно для ТТ №1, ТТ №2 и суммарно (по компании). Отсюда видим:

1) Согласно нашей модели наибольший объем закупа на каждой из точек ожидается в Феврале и Июле, и, следовательно, к этим месяцам нужно заранее готовить финансовую подушку.

2) Готовить деньги можно в марте, мае, июне, августе, сентябре, ноябре и декабре как месяцах с наименьшей финансовой нагрузкой на закупку товара.

Прогноз остатков на складе

На графике мы видим шкалы отдельно для ТТ №1, ТТ №2 и суммарно (по компании). Из чего мы можем сделать вывод:

1) что на ТТ №1 (синий график) нам не нужен склад больше чем на 1000 ед. и меньше чем на 200 ед.

1) что на ТТ №2 (красный график) нам не нужен склад больше чем на 1700 ед. и меньше чем на 400 ед.

3) если мы все делаем через распределительный склад, то для снабжения этих двух торговых точек, склад может быть не больше чем на 3000 ед., но и не меньше чем на 500 ед.

4) основная активность товарооборота планируются в марте, апреле, сентябре и октябре. Значит, как минимум, на эти месяцы не нужно планировать отпуска работников склада и не затевать ремонт

Шаг 3. В случае изменения характера продаж на торговых точках корректируете план продаж и, соответственно, изменяете план пополнения.

Важно не только составить план, но и отслеживать факт его исполнения. А по результату периода – корректировать план. Это необходимое условие для того, чтобы избежать возникновения экстремальных ситуаций из-за несоответствия плана продаж реальному объему продаж как в сторону улучшения, так и в сторону ухудшения. Важно отследить эти моменты и откорректировать работу согласно новым условиям.

Шаг 4. Планомерно исполняете поставленный план пополнения.

Необходимо не только составить план, но и четко следовать ему, чтобы получить экономический эффект. Это позволит избежать непредвиденных ситуаций и улучшит управляемость компании в целом.

Таким образом, постановка и исполнение плана пополнения служит следующим целям:

1. Оптимизация объема склада. Вы знаете, когда и сколько складских площадей вам потребуется, чтобы обслужить ваш товарный поток. Вы можете получить информацию о том, сколько будет товара на каждой из торговых точек у вас в максимуме, и в среднем по периоду. Это позволит вам сэкономить на неиспользуемых площадях или заранее спланировать расширение склада.

2. Оптимизация использования трудовых ресурсов. Вы знаете, когда и какой товарный поток ожидается на каждой из ваших торговых точек. Зная, с каким объемом сейчас справляются ваши работники, вы можете спрогнозировать для каждой из торговых точек отпуска, необходимость сокращения или набора персонала.

3. Снижение кредитной нагрузки. Зная, когда и в каком объеме потребуется закупка товара, вы можете спрогнозировать нагрузку на бюджет. Вы заранее приготовитесь к «кассовым разрывам». Заранее созданный финансовый буфер для исполнения плана позволит вам сократить объем заемных средств.

4. Повышение уровня клиентского обслуживания. При исполнении поставленного плана и отсутствии форс-мажора вы обеспечите ваших клиентов тем уровнем доступности товара, который вы сами зададите в вашей компании. То есть клиент, придя в ваш магазин, с меньшей долей вероятности услышит, что «еще не привезли товар» или «сейчас нет, но есть на складе, будет через 3 дня». А значит, совершит покупку и уйдет довольный.

5. Улучшение управляемости компании. Предупреждение форс-мажорных ситуаций и понимание того, что, где и когда происходит и планируется произойти – это качественный шаг вперед для любой компании. А возможность не только составлять планы, но и оценивать их исполнение – это шаг на пути выявления проблемных мест в управлении компании.

Автоматизация планирования поставок.

Все вышеперечисленное можно делать в Excel, что мы и показали выше. Но когда у вас растущая компания с активными товарными движениями, когда у вас несколько торговых точек и сотни товаров, проводить расчет и планирование в Excel невероятно трудоемко. Это потребует много трудовых ресурсов, которые лучше направить на решение других задач. Использование только Excel ведет к ошибкам, вызванным человеческим фактором. Мы предлагаем переложить эту работу целиком на машину.

В нашей экспертной автоматизированной системе управления запасами Mycroft Assistant мы реализовали модуль планирования таким образом, чтобы с ним смог справится человек, который никогда не занимался составлением планов даже в Excel.

Mycroft Assistant — это комплекс по управлению запасами, который может помочь малому и среднему бизнесу избежать затоваривания и недостачи товара на складе, сократить издержки и увеличить прибыльность компании.
Анализируя историю продаж и текущие остатки, Mycroft Assistant формирует прогноз и делает рекомендации о том, какие товары необходимо закупать и на какой склад их везти. Также система формирует план продаж и закупок на будущие периоды. Система заменяет «ручную» работу, работу с Excel, позволяет компании развиваться и эффективно работать без привлечения дополнительного персонала.

Система дает вам рекомендации о том, что вам нужно делать, чтобы избежать избытка или недостачи товаров на каждой из торговых точек: куда и сколько товара нужно везти, чтобы компания была готова предоставить должный уровень сервиса своим клиентам.

Для составления плана продаж и закупки фактически достаточно только нажать кнопку «Рассчитать планы» — система самостоятельно проанализирует историю продаж, текущие остатки, учтет факторы, влияющие на движения товаров. В результате расчета вы получите готовую раскладку по количественным и финансовым показателям.

Вот образец того, как мы отображаем помесячный план продаж и закупки:

Также система ежемесячно анализирует фактическое исполнение плана относительно плана расчетного и показывает объем его выполнения. В том случае, если расчетный план сильно отличается от фактического, требуется принять меры или для корректировки плана, или для корректировки работы цепи снабжения.

Таким образом, грамотная автоматизация планирования в компании может привести к качественно новому уровню работы компании. Несколько примеров «из жизни»: клиенту, использующему наше решение, удалось добиться снижения «замороженных» на складе денег с 12 до 4,5 миллионов рублей без потери объема сбыта, а другому нашему клиенту — уменьшить привлечение кредитных средств в обороте на порядок, до 10 миллионов рублей.

В любом случае, как ручное планирование, так и автоматизированное, является краеугольным камнем эффективной работы торговой компании и весомым конкурентным преимуществом.

Узнать больше информации вы можете по ссылкам:

— Анализ продаж (информацию о котором вы можете прочитать по ССЫЛКЕ);

— Управление Запасами (информацию о котором вы можете прочитать по ССЫЛКЕ);

— Планирование (информацию о котором вы можете прочитать по ССЫЛКЕ и ССЫЛКЕ);

А, если Вы хотите начать работу в системе Mycroft Assistant, вам необходимо пройти регистрацию по ССЫЛКЕ и следовать дальнейшим инструкциям.