Система управления запасами

1. Введение

Работа Mycroft Assistant нацелена на получение оптимально составленного заказа поставщику.

Через систему вы пропускаете свои данные о торговой деятельности фирмы: загружаете в нее данные о текущих остатках товара, информацию об истории продаж товаров, резервах и товарах в пути (заказанных, но еще не пришедших на склад), делаете настройки по индивидуальным свойствам товаров и получаете на выходе результат. Система самостоятельно производит расчет и информирует Вас о том, необходимо-ли произвести заказ товаров – каких, в каком количестве и описывает, почему это нужно сделать.

Система управления запасами Mycroft Assistant выносит рекомендации, ориентируясь на следующие показатели:

(1) Время реакции системы (срок доставки, срок подготовки заказа, операционные временные затраты)

(2) Доступные для распоряжения товара на текущий момент – Дельта (текущий остаток, минимальный остаток)

(3) Сформированный прогноз продаж на время реакции (оценка дневных продаж)

(4) Анализ состава товаров, находящихся в пути (сформированные заказы поставщику)

Анализ всегда производится на текущую дату, ретроспективный анализ на данный момент недоступен.

Закупочные цены определяются автоматически, согласно загруженным данным о ценах поставщика, либо, в том случае если они небыли загружены, на основании загруженных документов поступления номенклатуры, согласно последним ценам поступления.

2. Эксплуатация системы

1. Вам необходимо произвести выгрузку данных из своей системы учета (оптимально делать это ежедневно, в автоматическом режиме) в Mycroft Assistant. Как это лучше всего сделать — описано в разделе А.

2. Вам необходимо зайти в систему «Mycroft Assistant» (по адресу http://i.mycroftbs.com ) и наверху щелкнуть по «Управление запасами»:

3. При входе в систему будет открыто рабочее место, на котором размещены: сверху — фильтр по организации, складу, поставщику и группам АВС. Так же тут размещены кнопки экспорта из Mycroft Assistant во внешние системы; ниже: слева — дерево товаров вашего каталога, а справа – описание рекомендации по выбранному товару.

4. Важно понимать, что расчет производится автоматически по всему каталогу товаров, Вы в дальнейшем просто работаете с результатом.

2.1 Фильтры

1. Вы можете посмотреть рекомендации по каждой позиции каталога, но, в большинстве случаев, есть необходимость только для работы с рекомендованными позициями. Для того чтобы показать только рекомендованные позиции, нужно установить соответствующий флажок — слева наверху поля фильтров:

Вы можете настроить, чтобы этот флажок был по умолчанию всегда включен или выключен в настройках системы.

2. Если для товаров указан поставщик, тогда можно наложить фильтр по поставщику. Имеющиеся к выбору поставщики отображены в выпадающем списке в поле фильтра. После выбора поставщика, в каталоге будут отображены только те товары, у которых поставщиком указан выбранный вами контрагент.

3. Вы можете выбрать отбор по принадлежности товаров к группе АВС, согласно рассчитанным значениям.

4. Так же, можно выбрать склад (доступен выбор нескольких складов) для которых производится расчет. Важно понимать, что для фильтров по организациям и складам – анализ исходных данных будет производиться только по тому срезу, который указан в фильтре.

Таким образом, если у Вас есть 3 склада: «Центральный», Магазин «Продукты» и ларек «Розница», при этом товара у Вас всего 30 штук: 25 на первом, 3 на втором и 2 на третьем, то при выборе двух последних, система будет исходить из того, что остатка товаров у Вас всего 5 штук. Аналогичный фильтр на данные накладывается в контексте анализа продаж – данные анализируются только по тем разрезами, что Вы указали.

Также важно понимать, что рекомендации будут выставлены на все склады целиком, таким образом, если у вас на одном складе есть излишек товара, а на другом – недостача, то система дает рекомендацию исходя из суммарной потребности по выбранным складам.

5. Аналогичный фильтр можно наложить по организации

Внимание! — работу с фильтрами Вы можете производить в режиме реального времени – обсчет данных по всем разрезам был произведен заранее.

2.2. Каталог товаров

1. Каталог соответствует загруженному вами каталогу, в нем содержатся элементы, Которые принадлежат (или не принадлежат) определенным группам товаров. Вы можете сворачивать и разворачивать группы, получая доступ до вложенных товаров.

2. Для удобства менеджера, для каждого элемента и группы рассчитываются штучные показатели принадлежности к группе АВС, текущих остатков, продаж, заказов и рекомендации (К закупу):

3. Отметками, что находятся слева возле позиции каталога, оператор выбирает по каким товарам (или группам) необходимо формировать заказ поставщику. В экспортируемый (или печатный) документ попадают только товары (или группы по иерархии), отмеченные галочкой.

3. Рекомендации

3.1. Текст рекомендаций

Нажав на товар, вы можете посмотреть основание, согласно которому была вынесена рекомендация к закупу по товару.

Вкладка состоит из трех блоков, два из которых вы можете сворачивать или разворачивать для вашего удобства:

3.1.1. Общие параметры

Наверху указан товар, по которому вы смотрите рекомендацию.

Ниже – «Расчет по данным периода»: с какой даты и по какую дату продаж производится расчет.

В поле «На дату» указана дата проведения расчета, по умолчанию – это текущая дата.

Поля «Метод расчета» и «Страховой запас» указаны согласно настройке товара.

Если вы смотрите рекомендацию по аналогам, то ниже вы видите список товаров, входящих в этот аналог.

3.1.2. Блок «Общие данные»

На данной вкладке отображаются исходные данные, используемые для процесса расчета, и показатели настроек расчета. Для каждой фирмы, по каждому из складу отображаются следующие данные:

«Остатки» — показывает, сколько реально сейчас товара у вас на складах, в штучном выражении.

«Резервы» (отображается, только если включена опция учета резервов) — показывает, сколько товара зарезервировано на складе.

«Мин. Ост.» (отображается, только если выбран метод расчета страхового запаса по конкретному количеству) — показывает, какой учитывается минимальный остаток на складе

«Дельта» — здесь отображается оценка количество товара, которым вы реально можете распоряжаться. Это, фактически, текущий остаток товара, за вычетом резервов и минимального остатка (в том случае, если в настройках вы включили учет этих параметров). Дельта может быть отрицательной, когда у вас товара в реальности меньше, чем должно быть с учетом параметров товара.

Последующие три строчки содержат данные о сроке реакции системы: данные взяты из настроек. Итоговый срок реакции используется в расчетах, так же как и «Горизонт прогноза».

Эти показатели выведены для вашего удобства.

3.1.2. Блок «Процесс расчета»

В данном блоке содержится суть всей вкладки рекомендаций – описывается процесс расчета. В расчете используются настройки товара и данные по товару – текущие, такие как дельта и товары в пути, и исторические, такие как история продаж, заказов.

«Средняя дневная продажа товара» показывает расчетную величину средней продажи в день, которая сложилась исторически. Расчет средней дневной продажи базируется на истории продаж (по заданному периоду) товара и выбранным методам расчета в настройках по товару. Сам процесс расчета средней дневной продажи – скрыт, так как сложен для отображения и излишен.

В «Страховом запасе» вы увидите, в каком объеме система рекомендует сформировать страховой запас. Размер запаса зависит от выбранного метода (указывается в скобках) и сопутствующих параметров: дней запаса, коррекций и пр.

Ниже, вы можете увидеть график продаж выбранного вами товара. Под графиком, текстом описана последовательность проведения расчета:

Сначала мы рассчитываем, сколько товара будет у нас продано, пока не придет следующая партия. Для этого мы среднюю дневную продажу умножаем на количество дней реакции системы. Это дает нам оценку будущих продаж, а для полной оценки будущего потребления – мы добавляем рассчитанное количество страхового запаса

В формуле расчета скобках вы можете видеть названия месяцев, согласно которым, были учтены сезонные коэффициенты, взятые из настроек сезонности.

Ниже, мы рассчитываем остаток товара в будущем. Для этого, сначала берем товар, который ожидается к приходу в будущем (в пределах периода реакции) – считаем, что мы сможем им распоряжаться. После этого, берем текущий товар, которым мы можем распоряжаться сейчас (Дельта) и добавляем к нему рассчитанный будущий остаток – мы получим оценку остатка в будущем периоде.

Из полученного остатка, мы вычтем оценку будущего потребления, рассчитанную выше. В результате получим число, которое покажет то, насколько будущее потребление товара будет отличаться от будущих остатков товара. В том случае, если это оценочное значение меньше нуля, то есть оценка потребления больше чем оценка остатков – это означает что требуется закуп товара. Размер этой разницы и будет предварительной рекомендацией к закупу.

После расчет предварительной рекомендации, системе необходимо провести еще некоторую работу. Во-первых, необходимо привести полученную рекомендацию к нужной кратности товара, а во-вторых – к минимальному размеру заказа.

В том случае, если после всех вышеуказанных операций, итоговая рекомендация больше нуля (то есть товар идет к закупу), тогда система проверяет – указан ли параметр «Горизонт прогноза» (объем закупа на будущее). Если указан, тогда система увеличивает рекомендацию соразмерно горизонту дней. И уже полученное значение учитывается системой как рекомендация итоговая, которая и отображается пользователю.

Рекомендации рассчитываются по каждой анализируемой фирме и каждому анализируемому складу, а каждая из расчетных рекомендаций приводится к конечной, согласно параметрам товаров (кратность, минимальный объем заказа). При этом, итоговая рекомендация по всем складам целиком, считается как сумма рекомендаций, вынесенной по каждому из склада.

Отрицательные рекомендации означают избыток товара на складе. Положительные – рекомендации к заказу на поставку.

3.2. Работа с результатом расчета.

Для того чтобы работать с результатом расчета, в системе реализованы возможности экспорта данных в ручном режиме и автоматически, а так же возможность распечатать Заказ поставщику прямо из системы.

Экспорт, как и печать, производится по тем данные, которые Вы видите в каталоге, и на которых стоит отметка (если отметок нет, то экспорт производится по всему каталогу). Таким образом, для экспортных данных действуют фильтры каталога. Экспортируются (печатаются) только те товары, для которых вынесена рекомендация.

Если Вы хотите выгрузить данные по конкретному поставщику – в фильтре нужно его указать, и на экспорт пойдут только рекомендации этого поставщика.

Для расчета сумм и налогов используются данные, пришедшие при загрузке данных о ценах поставки.

Важно добавить, что вы можете выбрать источник пополнения заказа. Делается это согласно фильтру Поставщик. Если он не указан – берется поставщик, указанный для каждого товара. Если указан, тогда берутся только товары, характерные для данного поставщика.

Но вы так же можете указать источник поставки внутренние склады (они внизу списка Поставщик), тогда вместо документа Заказ поставщику будет создан (выгружен) документ Заказ на внутреннее перемещение.

3.2.1. Печать

Из системы Mycroft Assistant Вы можете сразу создать и распечатать заказ поставщику в формате PDF. Для этого, после вынесения рекомендаций, нажмите кнопку «Печать» справа наверху возле фильтра. После этого, в новом окне откроется созданный комплект PDF файлов, которые Вы можете как сохранить к себе на диск, так и сразу же распечатать.

3.2.2. Экспорт

Экспорт результата расчета доступен в нескольких форматах, во-первых можно произвести выгрузку в Excel файл. Для этого, нужно нажать кнопку Экспорт (справа наверху) и выбрать в выпадающем меню одноименный пункт. Создастся файл с рекомендациями и Вам будет предложено сохранить его на диск.

Таким же образом есть возможность экспорта в формате xml (данные о формате можно посмотреть на сайте в раздел «Для разработчиков»), для последующей автоматической обработки, если он Вам нужна.

Для систем 1с, при использовании предлагаемых модулей обмена (и если это позволяет техническая возможность), Вы можете легко, в автоматическом режиме, провести экспорт данных из системы «Mycroft Assistant», зайдя в модуле в раздел «Закупки» и выбрав в меню «Экспорт» вариант «1С». В 1С автоматически произведет забор данных с сайта и создаст у Вас Заказ поставщику, согласно полученным данным. В том случае, если не будет стоять фильтра по поставщику – в 1С Заказ создастся по всему набору товаров, и в форме Заказа, поставщик не будет заполнен.

Важно учесть, что экспортные данные из Mycroft Assistant не содержат данные об организации-заказчике (нашей стороны), таким образом, при импорте данных в 1с, модуль импорта будет использовать для заполнения Заказа поставщику те данные об Организации и Складе, которые указаны у Вас в модуле 1С.

4. Модель использования

СУЗ подсистема помогает ответить на один единственный вопрос «Нужно ли нам сейчас что-то покупать? И если нужно, то – каков оптимальный состав заказа?»

Для «активного» варианта работы с СУЗ подсистемой Mycroft Assistant предполагается следующий вариант работы:

1. Вы выгружаете данные со своей системы

2. Заходите в систему и делаете настройки расчета, согласно управленческим запросам

3. Система производит расчет рекомендаций

4. Вы выбираете товары которые нужно заказать из рекомендованных (или все) и производите либо выгрузку в вашу систему учета, либо печать сразу накладных для поставщика

Для «про активного» варианта работы с СУЗ подсистемой Mycroft Assistant предполагается следующий вариант работы:

1. Вы выгружаете данные со своей системы

2. Система, при необходимости закупить товар (если рекомендации, отличные от нуля), самостоятельно формирует вам pdf файл с заказами и присылает вам на указанную вами электронную почту.

Перейти в описание работы Анализа продаж >>