Диаграмма движения товаров

CHART OF INVENTORY MOVEMENT

Чемерис В. Д.

Очевидно, в распоряжении каждого специалиста по пополнению запасов предприятия (товароведа, снабженца, менеджера закупочного отдела) обязательно уже имеются какие-то отчёты, и он их использует в работе. Но насколько эти отчёты объективны, трудоёмки в получении и удобны в применении? Содержится ли в них достаточно данных для принятия правильных решений?

Отчёт по товарной позиции должен быть полным, компактным и легко воспринимаемым. Быстрота восприятия очень важная характеристика. Специалисту, занимающемуся пополнением запасов, необходимо экономить время на проработке исходной информации, ведь ему приходится за день принимать решения о закупах огромных количеств товарных позиций. По многим позициям, конечно, можно принимать решения, пользуясь лишь несколькими показателями. Но есть товары, для которых решение можно принять только тщательно изучив ситуацию. И таких товаров достаточно много. Пренебрежение наличием хорошего отчёта для таких товаров приводит к очень серьёзным ошибкам в управлении запасами.

Каким должен быть подробный отчёт о товарной позиции? Ядром отчёта должно оказаться то, чем мы управляем. А именно, информация о движении товарного запаса. Диаграмма движения товара должна занимать основное место в отчёте.

Товароведам, конечно же, хорошо известна диаграмма повремённого изменения складских запасов, но должного внимания ей не уделяется, в то время как часто бывает, достаточно только беглого взгляда на такую диаграмму, чтобы сделать диагноз. На диаграмме хорошо видны: частота поставок, объёмы закупов, периоды дефицита, «мёртвые» запасы.

Рассмотрим для примера движение товара под наименованием «Снежинка». На диаграмме без всяких расчётов видно, что существующий режим пополнения запасов был крайне нерациональный (Рис. 1). Здесь есть периоды с излишними запасами, но были и дни отсутствия товара. Приходы товара 7-го и 30-го апреля были явно преждевременными. А заказ партии, пришедшей 24-го апреля, следовало сделать хотя бы на 5 дней раньше. Дефицит, нестабильность и несвоевременность закупок, «мёртвые» запасы, всё это, однозначно и быстро выявляется по диаграмме движения запасов.

1

Рис. 1. Диаграммы движения запасов товара «Снежинка».

Обнаруженные недочёты остаются в прошлом. Наша же задача не допустить их в будущем. Но и в этом диаграмма может оказать неоценимую помощь. Только, для достижения успеха в этом направлении следует совершить некоторые преобразования. Можно, например, нанести линии соответствующие уровню страхового запаса и точке заказа. Тогда наглядно будут видны темпы приближения к дню, когда потребуется отправлять заказ поставщику. Можно также дорисовать график будущих уходов товара со склада и даже ожидаемых поступлений (Рис. 2). Кроме того, для большей наглядности, остатки следует разбить по партиям поступления. Каждой пришедшей партии присваивается свой цвет или своя штриховка. Для такого разбиения должен использоваться принцип ФИФО (Fifo – first in, first out – «первым поступил, первым выбыл»).

2

Рис. 2. Диаграмма товара «Снежинка» с разделением запасов по партиям прихода, с уровнями «Точка заказа» и «Страховой запас», с участком прогнозируемого изменения запасов в будущих периодах.

Что даёт диаграмма нового формата? Заканчивая анализ прошлого периода можно добавить ещё один проявившийся недочёт предыдущей работы специалиста по закупу. К дате создания отчёта, к 15-му мая, на складе закончилась реализация партии товара пришедшего 24-го апреля. А значит, только-только началась реализация партии поступившей 30-го апреля. То есть последняя партия пролежала без движения полмесяца. Вывод, заказ на эту партию следовало делать не в конце апреля, а на неделю позже, тогда излишков не образовалось бы.

Имея не только участок диаграммы, на котором отражены прошлые реализации, но и новый, на котором прорисовано прогнозируемое движение запасов, можно предположить, что остатки уменьшатся до «точки заказа» к 23-му мая. Если сделать в этот день заказ поставщику, то удастся избежать дефицита. Даже при рисках некоторой задержки поставки или повышения спроса страховой запас не позволит образоваться дефициту, что достаточно убедительно показывает диаграмма.

Только диаграммы для полноты информации в отчёте, конечно же, не достаточно. Под диаграммой можно выводить таблицы, в которые помещены списки приходных и расходных документов. Очень часто после просмотра диаграммы возникают вопросы, которые можно себе разъяснить, взглянув на такой список. Попутно можно разместить ещё ряд показателей, представляющих информацию о товаре, плановые требования и результаты: Средний складской запас (ССЗ); Оборачиваемость складского запаса; Количество дней отсутствия товара в достаточном количестве (Дни дефицита); Средняя отгружаемая партия и ещё множество других (Рис. 3). Часто при анализе товарной позиции оказывается полезной информация о регулярных покупателях. Разместив список таких покупателей в отчёте, можно быстро уяснить причины резкого возрастания (снижения) спроса или своевременно определить тенденцию будущего спроса по причине появления новых крупных клиентов или прекращения сотрудничества с кем-либо из старых.

3

Рис. 3. Отчёт по складским запасам товара «Песочные часы».

Часто мы опираемся в своей работе на ощущения и не способны преодолеть субъективность своих суждений и непредвзято оценить сложившуюся ситуацию, поэтому хороший объективный отчёт очень важный компонент успешной работы, и надёжный помощник в решении сложных задач. Отчёт, в котором ядром является диаграмма «Движение товарного запаса», удобен и понятен. Он является эффективным инструментом в управлении запасами.